Возмещение средств за применение персонального транспортного средства – возврат расходов работникам, чья трудовая деятельность связана с поездками по служебной необходимости. Траты покрывает работодатель за счет собственных средств.
В каких случаях можно рассчитывать на компенсацию
Оглавление
Возмещение расходов на применение собственного транспортного средства предоставляется, если разъездной характер осуществления трудовой деятельности прописан в должностных обязанностях, соглашении, которое заключается с гражданином.
- дополнительного соглашения об использовании автомобиля в рабочих целях;
- соглашения об аренде, по которому работодатель берет у гражданина машину в прокат;
- соглашение об услугах по перевозке – заключается с работниками, если личный автомобиль используется не постоянно, а время от времени.
- бензин, смазочные материалы;
- ремонт в случае выхода авто из строя;
- платную парковку в рабочее время;
- мойку.
Вопрос возмещения затрат за применение собственной машины в рабочее время регламентируется статьей 188 ТК РФ.
Определение размеров
В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.
- Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
- Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.
- интенсивность поездок;
- срок полезного использования;
- износ авто;
- траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.
За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.
Налогообложение
По действующему законодательству, компенсация работодателя за применение личного имущества по рабочей необходимости не подлежит налогообложению и с суммы не взимаются страховые взносы, если траты не превышают установленные нормы.
- до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
- от 2000 см3 – 1500 руб. в месяц;
- для мотоциклов – 600 руб. в месяц.
Если возмещение за износ авто превышает установленные нормы, то суммы облагаются НДФЛ. Исключение – траты на ремонт, ГСМ, техобслуживание.
Неоднозначная ситуация возникает, если автотранспорт гражданин использует по доверенности. Налоговая инспекция, ссылаясь на ТК РФ, заявляет, что личная машина должна принадлежать человеку на правах собственности. Следовательно, использование автотранспорта по доверенности не подходит под это определение.
Суд это утверждение опровергает. В законодательстве нет определения того, что является личным имуществом. Это позволяет под данным понятием подразумевать и машины, которыми гражданин пользуется по доверенности.
При возникновении спорных ситуаций вопросы законности предоставления компенсаций за применение личного авто решают через суд.
Бухгалтерский учет
- дебет 26 – кредит 73: начислено возмещение расходов за применение сотрудником собственного транспортного средства;
- дебет 73 – кредит 50: сумма предоставлена работнику.
Как правильно оформить
- обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
- периодичность применения авто.
- на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
- путевой лист;
- чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.
- номер технического паспорта авто;
- технические характеристики транспортного средства;
- сумма дотации;
- основание предоставления компенсации – ссылка документ, который был заключен с гражданином;
- обоснование размера выделяемой суммы.
В документе указывают срок выдачи денег. Обычно средства предоставляют до конца текущего месяца.
Приказ предоставляется работнику для ознакомления под роспись. Ставя подпись в документе, гражданин дает согласие на получение указанной суммы в установленные сроки.
Когда все формальности соблюдены, приказ передается в бухгалтерию. На его основании сотруднику предоставляют деньги.
- сотрудник не трудоустроен в организации;
- предоставление неполного пакета документов;
- гражданин отказывается предоставлять чеки, другие документы, подтверждающие наличие, размер расходов;
- был установлен факт применения машины в служебное время в личной цели.
Оценка работы системы
По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.
Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.
Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.