Согласно законодательству РФ, переезд рабочего в другой город, регион или страну для осуществления трудовой деятельности, подразумевает возмещение средств, затраченных на аренду жилья. Поэтому начальству нужно правильно оформить документы, учесть сумму и порядок удержания НДФЛ, уплаты страховых взносов, чтобы правильно оформить выплату.
Законодательные основания для возмещения аренды жилья работникам на 2024 год
Оглавление
Согласно ст.169 ТК РФ, работодатель обязан возместить сотруднику стоимость съемной квартиры только в случае приглашения последнего переехать в другой город/регион для последующей работы там.
Предприятие должно взять на себя покупку билетов до места назначения для рабочего, членов его семьи или вернуть средства, потраченные на бензин в случае проезда на своей машине.
- компания сама арендует и оплачивает квартиру для сотрудника;
- все вопросы по съему жилья решает сотрудник, а работодатель возмещает затраты.
Порядок покрытия расходов фиксируется в коллективном договоре предприятия или регламентируется внутренними нормами. Также он может быть прописан в трудовом договоре с конкретным сотрудником.
Порядок оформления
В идеале нужно прописать порядок возмещения денег в трудовом договоре во избежание разногласий.
- договор об аренде;
- трудовой договор (нужен, если работодатель участвует как юридическое лицо в съеме квартиры);
- квитанции, подтверждающие сумму коммунальных платежей.
Если договор с арендодателем заключается на срок от года и более, он обязательно должен быть зарегистрирован в Госреестре.
Особенности
В действующем законодательстве нет единого определения компенсации жилья сотруднику. По одним источникам эти расходы классифицируются как гарантия, финансовая поддержка при переезде. По другим — входят в оклад сотрудника в виде натурального дохода, получение оплаты за работу или её части в виде продукции компании или материальных ценностей.
На практике работодатель вправе выбрать более подходящий для себя из этих вариантов и избежит проблем, если отчетность и трудовые отношения будут оформлены в соответствии с законом.
Налогообложение
Выплачиваемая сотруднику компенсация классифицируется законодательством РФ, как доход в натуральной форме. Следовательно, он облагается НДФЛ (подоходным налогом) по той же процедуре, что и стандартная зарплата.
- 3% уходит в федеральную казну;
- 17% — в региональную.
Ст. 131 ТК РФ предусмотрено, что прибыль рабочего, полученная в натуральной форме, не должна превышать 20% от общей суммы оклада, в которую входят все премии и надбавки.
Если сотрудник сам снимает квартиру, заключает договор с хозяином как физическое лицо, а организация только сумму за найм, то эти средства не считаются доходом в натуральной форме, что подтверждено письмом ФНС РФ от 12.01.2009 и нескольких письмах от Минфина.
Согласно Постановлению Правительства №187 от 02.04.2003, в случае переезда работника для осуществления трудовой деятельности на новой территории организация вправе начислить ему единоразовую компенсацию на обустройство. Но в этом случае дальнейшая оплата аренды не предусматривается.
Статья 146 НК РФ подразумевает обложение НДС (налогом на добавленную стоимость) любого имущества, которое за плату или бесплатно передается в пользование другому лицу. Однако к жилью для сотрудника это отношения не имеет.
Постановлением Пленума ВАС РФ № 33 от 30.05.2014 определено, что прописанное в трудовом договоре предоставление работниках предприятия компенсаций и гарантий в натуральной форме не подразумевает удержание с них НДС.
Бухгалтерский учет
Порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях регламентирован Приказом Минфина №94н от 31.10.2000.
- Д 76 К 51 — перечисление стоимости аренды хозяину жилья, которое снимает сотрудник компании;
- Д 70 К 76 — включение оплаты жилья в оклад сотрудника;
- Д 70 К 68.2 — из зарплаты удержан НДФЛ;
- Д 26 (20, 44) К 69 — на арендную плату начислены страховые взносы.
В ст. 255 НК РФ указано, что любые выплаты в натуральной форме, начисляемые работнику, считаются прочими расходами. Также возместить средства, затраченные на оплату съемной квартиры, проводят как “расходы на оплату труда”, в зависимости от того, что указано по этому вопросу во внутренних нормативных актов предприятия.
- сумму компенсации до налоговых вычетов;
- сумму НДФЛ, удержанную из дохода, который сотрудник получил в натуральной форме (деньги на оплату аренды);
- сумму НДФЛ , удержанную из дохода в денежной форме (зарплата);
- данные о дате начисления оплаты и компенсации за съем жилья.
Начисление страховых взносов
В соответствии с письмом Министерства финансов от 19.02.2018 и от Министерства труда от 02.03.2016, сумма компенсации жилья работника предприятием облагается страховыми взносами.
Однако однозначного трактования в действующем законодательстве нет.
Постановлением ФАС от 01.06.2014 определено, что если порядок аренды квартиры прописан в коллективном договоре компании, а не в договоре найма на работу, работодатель не обязан делать отчисления в страховой фонд из суммы компенсации.
В ст. 7 ФЗ №212 также указано, что облагаться взносами может только оклад сотрудника.
Советы работодателю
Чтобы минимизировать риски, связанные с нестыковками в нормативно-правовых актах, предприятию стоит взять оплату съемного жилья на себя. Заключая договор от имени юридического лица, компания получает большую защиту, чем если бы жилое помещение снимал сотрудник как физлицо.
Оформление документов занимает больше времени, но вопрос с налогами решается более прозрачно.
Также юристы рекомендуют уплачивать страховые взносы, несмотря на то, что до сих пор не совсем понятно, обязана ли компания это делать.
По закону работодатель обязан покрывать расходы на обустройство сотрудника только в случае его переезда на новое место для выполнения трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях это добровольно, но допустимо. Порядок удержания налогов, страховых взносов, ведения бухгалтерии будет таким же.