Примеры и порядок расчета компенсации неиспользованного отпуска

Неиспользованные дни отпуска после увольнения работника не «сгорают». Они трансформируются в компенсационную выплату, которая выдается в установленные законом сроки.

Законодательная база на 2023 год

• Трудовой кодекс РФ;
• Письмо Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1;
• Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169;
• Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17.

• Сколько должна составлять выплата;
• В какие сроки рассчитываться с работником;
• Как правильно посчитать размер компенсации;
• Порядок выдачи и не только.

Взять полноценный отпуск трудоустроенный гражданин может только через полгода после официального заключения договора. Если он уволился ранее этого срока, то неотгулянные дни будут оплачиваться в виде компенсации. При этом причина расторжения трудовых отношений никак не учитывается.

Как рассчитывается при увольнении

Компании обязаны оплачивать при увольнении ежегодный и дополнительный отпуска. Право на последний вид выплат возникает не у каждого человека.

• Длящийся сверх нормы рабочий день;
• Внутреннее распоряжение по предприятию и не только.

Оформление неоплаченного ранее отпуска происходит по общим правилам. При этом по закону бухгалтер-расчетчик может делать начисления в календарных и рабочих днях. Чаще всего применяется первый вариант.

Некоторые работодатели при начислении используют различные интернет-шпаргалки. Они представляют собой программы, делающие все вычисления в автоматическом режиме. Но рассчитать компенсацию можно и самостоятельно.

Общая формула расчета

Неверно полагать, что в каждом индивидуальном случае расчеты поводятся по-разному. Бухгалтера и работодатели используют единую формулу: количество неиспользованных отпускных дней*средний заработок (дневной).

Для выявления числа отпускных дней необходимо перемножить максимально возможную продолжительность годового отпуска и количество отработанных дней. Из полученного числа вычесть использованный отпуск.

Начислять компенсацию за календарный год нельзя. Отсчет ведется для каждого сотрудника в индивидуальном порядке, отталкиваясь от даты его официального трудоустройства.

• Временные рамки расчетного периода;
• Общая сумма полученных денег за этот период.

• Трудовой контракт заключен более года назад – расчетными будут предшествующие приказу 12 месяцев;
• До года – в расчет берется интервал с первого дня работы до последнего числа месяца, идущего перед увольнением;
• Менее месяца – расчетными будут все отработанные дни.

• нахождение на больничном;
• командировка;
• отпуск за свой счет;
• забастовка.

• Сделанные в исключенные из расчета временные периоды;
• Не относящиеся к трудовым отношениям (материальная помощь).

• При полной отработке расчетного периода;
• При неполной выработке.

В первом случае порядок действий будет таков: фактическая оплата труда/12/29,3. Во втором варианте формула иная: общая сумма полученного денежного вознаграждения/29,3 * число календарных месяцев (полных) + отработанные дни в неполные месяцы.

Особые правила

• В расчетный период не включаются временные интервалы менее месяца.
• Время работы, которое превышает 2 недели, округляется в расчетах до полного месяца.
• Стандартный отпуск равен 28 дням.

• Проведена ликвидация ЮЛ;
• Произошло сокращение персонала;
• Работник призван в ряды вооруженных сил.

• Увеличение заработной платы в расчетный период – берется коэффициент индексации выплаты после повышения;
• Повышение до подписания приказа об увольнении, но после закрытия расч-го периода – средний заработок.

Компенсация может не даваться, если сотрудник решит отгулять неисп. дни до увольнения. Такое право закреплено законодательно.

Пример расчета

Некий Сергеев И.И. отработал на одном месте год и 5 месяцев. Ежегодно работодатель должен давать ему 28 дней отдыха. Но сотрудник воспользовался в указанный период лишь 2 неделями. И затем решил расторгнуть трудовой договор.

• Расчетный период отработан;
• За последний год работник смог получить 836 400 рублей.

• За полный год отпуск насчитывает 28 дней;
• За 5 месяцев высчитывается индивидуально – 28/12х5;
• Полученные дни суммируются – 28+11,67;
• От общего числа отнимается израсходованный отпуск – 39,6-14.

В итоге для Сергеева количество дней равно 25,67.

Далее, бухгалтер высчитывает среднедневной заработок увольняющегося сотрудника – 836 400 рублей/12 месяцев/29,3. Полученная сумма в размере 2 378,84 рублей умножается на 25,67 дней. После подписания приказа об увольнении Сергееву будет выплачиваться компенсация в размере 61 043,26 рублей.

Правила и пример заявления на денежную компенсацию

На основе заявления сотрудника руководитель сначала подписывает решение, а затем формирует приказ «О замене неиспользованного отпуска компенсацией».

Отдельное заявление на компенсацию писать не нужно. По закону работник может даже не упоминать о ней. Она автоматически начисляется вместе со всеми остальными полагающимися при увольнении выплатами.

• «шапка» – кому и от кого;
• просьба об увольнении с указанием даты;
• указание необходимости компенсации с перечислением периодов;
• дата и подпись.

Документ пишется от руки либо составляется на компьютере и распечатывается.

Как по закону нужно оформлять работодателю

• 4 – количество дней, компенсированных деньгами;
• 5-6 – отметка о замене отдыха денежным эквивалентом;
• 7 – приказ с регистрационным номером.

Налог на доходы физических лиц

• 13% – резиденты страны;
• 30% – иностранцы.

• 6-НДФЛ – составляется за период увольнения;
• 2-НДФЛ – при подаче отчетности за календарный год.

Отдельного кода для этого вида выплат не существует. Поэтому традиционно в третьем разделе устанавливается комбинация – 4800.

В бюджет удержанные деньги переводятся в строго установленные сроки – на это отводится ровно один день.

Налог на прибыль

В расчетах налогов на прибыль компенсационная выплата будет обозначаться как расходы на оплату труда. При этом не имеет значения, оставляет ли работодатель резерв на оплату отпусков. В любом случае назначенная сумма включается в категорию расходов.

Единый налог

Компании имеют право не включать этот вид расходов в налоговую базу.

Страховые взносы

• Травматизм;
• ОМС;
• ОПС;
• ВНиМ.

Перечисленные взносы начисляются на общую сумму, начисленную работнику при увольнении.

Можно ли получить денежную компенсацию без увольнения

Да, такой вариант законом предусмотрен. Но с некоторыми оговорками. Ежегодный отпуск допустимо заменять на денежный эквивалент, если он превышает закрепленные законодательно сроки. То есть, 28 дней в году работающий гражданин обязан отгулять в обязательном порядке. Дни сверх указанных могут быть компенсированы деньгами.

Дополнительный отпуск можно компенсировать в полном размере. Чего не скажешь об учебном – он дается для получения образования и замене не подлежит.

Кто вообще не может рассчитывать на денежную компенсацию

• Использовали отпускные дни в полном объеме;
• Общее количество отработанных дней менее 15;
• Заключен договор ГПХ.

При увольнении перечисленные лица компенсации не получат.

• Не достигших несовершеннолетия;
• Ожидающих ребенка;
• Занятых на вредных производствах.

Но в случае расторжения трудового договора указанным категориям начисления произведут в полном объеме.

Что делать, если работодатель не желает выплачивать компенсацию

Здесь существует 2 варианта развития событий. Руководитель имеет полное право отказаться заменять дни отпуска денежной выплатой. Это закреплено на законодательном уровне.

1. Взять все имеющиеся документы.
2. Обратиться в трудовую инспекцию.
3. Написать жалобу.

В отношении недобросовестного работодателя будут инициировано разбирательство.

С увольняемым рассчитываются в последний день работы. Если это выходной, то выплата переносится на следующий день.

Чем грозит работодателю невыплаты компенсации

• ЮЛ – 30 000-50 000 рублей;
• ИП – 1 000-5 000 рублей;
• Ответственные лица 10 000-20 000 рублей.

Задержка расчетов с бывшим сотрудником приводит к необходимости выплатить ему дополнительную компенсацию.

Хищения и другие нарушения трудовой дисциплины не лишают работника законного права на компенсацию неиспользованного отпуска. Оно сохраняется и в случае увольнения по статье.