Заявление работника о компенсации ГСМ

Сотрудники большинства организаций вынуждены совершать поездки в служебных целях. Те из работников, кому не предоставляется служебный транспорт, вынуждены пользоваться персональным транспортом, неся соответствующе затраты: бензин, техобслуживание и ремонт, амортизация. Согласно российскому законодательству, расходы подлежат возмещению.

Что представляет из себя компенсация ГСМ

Аббревиатура ГСМ предполагает расшифровку, которая дословно звучит как “горюче-смазочные материалы”. Их компенсация является обязанностью работодателя, чьи работники используют личный транспорт в служебных целях при наличии между ними соответствующих договоренностей.

Формальные аспекты компенсации ГСМ регулируются разделом #7 Трудового Кодекса РФ и Постановлением Правительства N92 от 08.02.02г. Нормы расходов определяются Министерством Транспорта России.

В каких случаях работодатель обязан возместить расходы

• работник является штатным кадром;
• должностная инструкция предполагает разъездные мероприятия;
• факт использования личного транспорта согласован с работодателем;
• издержки подтверждены документально.

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей.

Как правильно оформить работодателю

Для корректного учета расходов необходимо правильно составить документальную базу. С образцами соглашений, приказов и заявлений руководители могут ознакомиться в интернете.

Приказ

Приказ руководства о возврате сумм, потраченных на авто “по работе”, создается на основании трудового договора, дополнительного соглашения и должностной инструкции, в которой прописан характер выездов и их периодичность.

В документе должна быть прописана фамилия бухгалтера или иного сотрудника, ответственного за выплату компенсаций. Он должен быть ознакомлен с документом и уведомлен должным образом.

Заявление работника

Одновременно с подписанным приказом в бухгалтерию передается и заявление сотрудника. В нем указывается наименование организации, инициалы работодателя и работника, основания для выплаты и размер итоговой компенсации.

К заявлению должны прикладываться подтверждающие расходы документы: чеки с автозаправок, путевые листы и ККМ. Это необходимо для расчета компенсации.

Налогообложение

Как следует из п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 422 Налогового Кодекса, на возмещение расходов ГСМ налог на доходы физлиц и страховые взносы не начисляются. Это означает, что компенсация возвращается работнику в полном объеме.

Бухгалтерский учет

ГСМ принимаются к учету бухгалтерии на основании чеков с автозаправок или путевых листов. В первом случае списание происходит по себестоимости материалов. Используются проводки: 20, 23, 25, 26, 44 по дебету и 10-3 по кредиту.

Определение размеров компенсации

При определении размеров компенсации учитываются фактически понесенные работником расходы, подтвержденные специальными документами: чеками с АЗС, путевыми листами и т.д. Во внимание принимаются и технические характеристики транспортного средства.

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с объемом двигателя выше 2000 см3 – 1500 рублей в месяц;
• для мотоциклов – 600 рублей в месяц.

Для возмещения ГСМ и прочих издержек, возникающих при использовании личного автотранспорта, работник должен согласовать их размер с работодателем, который согласно законодательству, обязан подготовить и передать документацию в бухгалтерию. Грамотно подготовленная нормативная база исключит возникновение возможных трудовых споров и поможет уменьшить объем налогов.